Beglaubigungen von Abschriften und Ablichtungen:

Jede Behörde kann Abschriften von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat, oder die für ihren eigenen Gebrauch sind, amtlich beglaubigen. Darüber hinaus ist die Meldebehörde zuständig für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken, die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden, sofern das Original in deutscher Sprache abgefasst ist.

Zur Beglaubigung muss das Original vorgelegt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nur das gesamte Schriftstück (keine Auszüge) beglaubigt werden darf.

Amtliche Beglaubigungen sind nicht möglich für private Schriftstücke, die privat verwendet werden sollen. Hier empfiehlt sich die Beglaubigung durch einen Notar.

Die Meldebehörde hat keine Befugnis zur öffentlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen sind nach dem Beurkundungsgesetz grundsätzlich den Notaren/Notarinnen vorbehalten. Öffentliche Beglaubigungen sind beispielsweise vorgesehen bei Anmeldungen zum Vereins- und Handelsregister, bei der Ausschlagung der Erbschaft, bei Eintragungserklärungen für das Grundbuch und bei Erklärungen zum Zwangsversteigerungsverfahren.

Nicht beglaubigt werden dürfen Abschriften, deren ausschließliche Zuständigkeit zur Beglaubigung für eine andere Dienststelle gegeben ist. So dürfen z. B. Abschriften oder Vervielfältigungen von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden nur die Standesämter,  Ablichtungen und ähnliche Vervielfältigungen von Abschriften der Katasterbücher und von Auszügen aus dem Katasterwerk nur das Liegenschaftskataster führende Vermessungs- und Katasteramt beglaubigen.


Beglaubigungen von Unterschriften und Handzeichen:

Die Meldebehörde ist zuständig für die amtliche Beglaubigung von Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt wird.

Unterschriften und Handzeichen dürfen in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart der beglaubigenden Dienstkraft vollzogen und anerkannt werden. Für den Nachweis der Identität des/der Antragstellers/in ist die Vorlage eines Personalausweises oder Reisepasses notwendig.

Nicht beglaubigt werden dürfen Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen. Dazu gehören insbesondere Unterschriftsbeglaubigungen unter Verträgen oder Erklärungen auf dem Gebiet des Familien- und Erbrechts, in Vereins- und Handelsregistersachen und Grundbuchangelegenheiten.

Ebenso dürfen Unterschriften ohne zugehörigen Text (Blanko-Unterschrift), oder wenn der Inhalt der vorgelegten Schriftstücke offenbar ungesetzlich, wahrheitswidrig, unsittlich oder unleserlich ist oder das Durchlesen verweigert wird, die Schriftstücke in einer fremden Sprache abgefasst sind und der Antragsteller sich weigert, eine Übersetzung in deutscher Sprache, die von einem gerichtlich vereidigten Dolmetscher beglaubigt sein muss, beizubringen, nicht beglaubigt werden.